Một trong những khó khăn lớn nhất khi ứng dụng ERP ở VN là sự khác biệt giữa phương pháp hạch toán kế toán (KT) trong hệ thống ERP và các phương pháp tổ chức hạch toán KT truyền thống của các doanh nghiệp (DN). Đây là vấn đề chung đối với hầu hết các DN VN khi sử dụng các giải pháp ERP, nhất là giải pháp ERP của nước ngoài.

Tiêu chí đầu tiên của các PM ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa học hơn toàn bộ thông tin của DN. Trong đó, thông tin KT là một phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, đôi khi phức tạp, với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ. Không ít DN đã không thể chấp nhận thực tế này và họ đã nỗ lực đơn giản hoá quy trình tác nghiệp của ERP. Kết quả, họ đã biến ERP thành một PM KT và làm mất đi ý nghĩa lớn nhất của ERP là quản lý thông tin một cách tổng thể và đồng bộ.

Ghi nhận bằng bút toán hạch toán

Trong hệ thống ERP nước ngoài, hạch toán KT không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ KT cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán…

Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau.

Thiết lập tài khoản trung gian

Mặc dù đây là một điểm khác biệt so với KT VN, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối KT của DN không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ, DN VN có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của DN và các DN có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.

Hạch toán tự động

Ngoài phân hệ KT tổng hợp thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các PM KT thông thường, tất cả các phân hệ khác của ERP đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:n hay n:1 không được đặt ra. Vì thế, không thể thực hiện việc tách số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng.

Đây là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người làm KT ở VN vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các PM KT là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra.

Bút toán đảo

Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này, người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu KT do các hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài DN.

Tác nghiệp hoàn chỉnh

Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu bạn cắt đứt một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu KT cũng sẽ khó khăn.

Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời một số quy trình, để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết cũng như đặt ra các quy tắc thực hiện bên ngoài, buộc người dùng phải tuân thủ theo.

Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt

Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính VN ban hành, bạn có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin. Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài khoản có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một DN, với mọi quy mô. Ví dụ: bài toán quản lý doanh thu và chi phí theo từng phòng ban sẽ thực hiện đơn giản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản. Cuối kỳ, bạn chỉ cần sử dụng các báo cáo về số dư tài khoản để xem tất cả các số liệu KT phát sinh ở một phòng ban bất kỳ.

Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên

Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết ERP cho phép hợp nhất số liệu của các DN có nhiều chi nhánh thuận tiện và dễ dàng. Việc duy nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp.

Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống ERP được thực hiện đơn giản.

Bức tranh trung thực

Chính vì đặc điểm hạch toán KT đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu KT luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống.

Trên hệ thống ERP, KT giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh.

(ITGVN – Theo http://eac.vn)

Để đảm bảo vận hành trơn tru và khai thác hiệu quả hệ thống ERP, doanh nghiệp (DN) không nên thiếu chi phí cho bảo trì và nâng cấp hệ thống.

Sau khi hết thời gian triển khai và bảo hành sản phẩm, DN cần cân nhắc đến phần hỗ trợ này. DN thường hay nhầm lẫn trách nhiệm “hỗ trợ” của nhà cung cấp giải pháp bao gồm cả việc đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru và an toàn. Trong khi thực tế, bảo trì và nâng cấp hệ thống là hai khoản mục cần tách bạch rõ. Chi phí bảo trì dành cho việc duy tu, bảo trì hệ thống, sửa lỗi phát sinh của phần mềm (PM). Còn nâng cấp sẽ gắn với các yêu cầu phát sinh của DN, hoặc nhu cầu nâng cấp phiên bản mới.

Chi phí bảo trì (maintaince fee)

Chi phí bảo trì bao gồm tất cả các khoản chi phí gắn với công việc sửa lỗi phát sinh cho PM ERP. Đối với DN mua PM ERP của nước ngoài, nhưng do một đơn vị thứ ba triển khai, phần chi phí bảo trì cũng tách làm hai: phần bảo trì cho sản phẩm (thường gắn vào giá bản quyền PM và quy định trước, ví dụ: Với Oracle, 15% phí là của bản quyền PM, bao gồm cả cơ sở dữ liệu) và phần bảo trì dịch vụ triển khai (bao gồm phần sản phẩm đã được thiết lập theo các quy trình dành cho DN). Tất nhiên, lỗi phát sinh thuộc “nhà” nào (nhà cung cấp sản phẩm hay nhà triển khai) thì bên đó sẽ khắc phục.

Tùy chính sách của nhà cung cấp mà việc sửa lỗi có tính phí hay không. Một số PM lớn của nước ngoài thường tính phí sửa lỗi, trừ một số lỗi nghiêm trọng mà hãng đưa ra chính sách cập nhật bản sửa lỗi miễn phí.

Chi phí nâng cấp (Upgrade fee)

Tương tự như bảo trì, việc nâng cấp tách làm hai phần:Phần nâng cấp PM (thêm chức năng, tiện ích, nâng phiên bản…) và phần phát sinh trong triển khai (thay đổi về chức năng, quy trình sử dụng, thêm tiêu chí lọc, báo cáo mới…). Phần nâng cấp bao gồm cả triển khai thêm cho các phòng ban, đơn vị mới hoặc thêm quy trình tác nghiệp mới. Vấn đề này thường phát sinh khi hãng PM ERP và đơn vị triển khai là 2 đơn vị độc lập. Như vậy, khi DN đưa yêu cầu mới thì cần phân biệt nó thuộc đối tượng nào xử lý. Ví dụ, DN thấy PM ERP của mình thiếu 3 báo cáo. Nếu các báo cáo đó thuộc nhóm báo cáo chuẩn của PM ERP mà phiên bản sau đã có, còn thời điểm DN triển khai thì chưa có, DN sẽ yêu cầu hãng PM cung cấp thêm. Trong trường hợp các báo cáo là yêu cầu thêm của DN vì mục đích quản lý (dạng báo cáo customize), DN sẽ yêu cầu hãng triển khai bổ sung 3 báo cáo mới cho riêng mình. Tuy nhiên, trên thực tế, các hãng triển khai đều “bao thầu” luôn phần nâng cấp của hãng. Tùy vào phạm vi hợp đồng nâng cấp mà DN sẽ đưa ra yêu cầu phát sinh (ví dụ: sửa màn hình, thêm các báo cáo… thậm chí sửa quy trình tác nghiệp).

Một số lưu ý

Điều đầu tiên DN cần lưu ý là phần sửa lỗi không bao gồm lỗi phát sinh do người nhập liệu gây ra. Ngoài ra, các PM ERP đều có chức năng “không duyệt” của những cấp có thẩm quyền với việc làm sai hoặc chức năng thực hiện bút toán đảo đối với các bút toán đã được phê duyệt nếu làm sai. Người dùng nên sử dụng các chức năng này thay cho việc thông báo lỗi và đưa ra yêu cầu sửa lỗi nói trên.

Việc xác định nguyên nhân lỗi sẽ do đơn vị bảo hành thực hiện. Nếu lỗi do PM hệ điều hành, cơ sở dữ liệu, virus…, thông thường, đơn vị bảo hành sẽ không chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, DN nên ràng buộc đơn vị bảo hành bằng cách yêu cầu họ phối hợp với bên thứ ba để giải quyết các lỗi nói trên.

Có hai hình thức hỗ trợ: Tại chỗ và từ xa. Phần lớn đơn vị hỗ trợ đều cung cấp dịch vụ hỗ trợ từ xa qua website, điện thoại/fax… Trên thế giới, hình thức hỗ trợ từ xa khá phổ biến. Trong trường hợp không thể khắc phục lỗi được qua hình thức hỗ trợ từ xa, đơn vị hỗ trợ bắt buộc sẽ phải hỗ trợ tại chỗ. Khi đó, DN nên đàm phán mức giá cho các khoản phát sinh đi kèm như chi phí ăn, ở, đi lại…

(ITGVN – Theo http://eac.vn)

Mô tả công việc:
* Quản lý nhóm lập trình
* Thiết kế và lập trình phát triển sản phẩm
* Tham gia lập trình cho các dự án theo yêu cầu của khách hàng (Phần mềm kế toán, Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương, Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, …)
Số lượng: 02 người
Yêu cầu:
* Tốt nghiệp đại học các chuyên ngành công nghệ thông tin, toán tin
* Vận hành thành thạo SQL Server
* Có kinh nghiệm lập trình .Net
* Ưu tiên có kinh nghiệm lập trình cơ sở dữ liệu
* Có kinh nghiệm lập trình phần mềm kế toán, ERP hoặc CRM là 1 lợi thế
* Nhanh nhẹn, có tinh thần trách nhiệm cao, chăm chỉ, cẩn thận trong công việc, thái độ ham học hỏi, chấp nhận công việc áp lực cao, sẵn sàng làm việc độc lập cũng như hợp tác theo nhóm.

Quyền lợi:

* Lương thỏa thuận (khởi điểm: từ 5 triệu -> 8 triệu VNĐ)
* Được hưởng đầy đủ các chế độ theo quy định của Luật lao động
* Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động và nhiều cơ hội phát triển
* Được tham gia nhiều khóa đào tạo trong và ngoài công ty
* Có nhiều cơ hội thăng tiến lên vị trí trưởng phòng hoặc giám đốc bộ phận

LIÊN HỆ NỘP HỒ SƠ:
Ms. Nguyễn Minh Phương – Phòng hành chính nhân sự
Công ty Giải pháp Phần mềm ITG Việt Nam
Địa chỉ: Tầng 8, Phòng 802A, Tòa nhà Licogi 13, Đường Khuất Duy Tiến, Thanh Xuân, Hà Nội.
Tel: (04) 35537505 / 35537506 Fax: (04) 35537507
Email: tuyendung2@itgvietnam.com
Website: www.itgvietnam.com
Hồ sơ gồm:
- Đơn xin việc
- CV
- Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ
- 02 ảnh 4×6 mới nhất
Có thể nộp hồ sơ qua email theo địa chỉ: tuyendung2@itgvietnam.com
Thời gian nhận hồ sơ: hết ngày 20/06/2010

Ngày 28/12/2009 tại Văn phòng Công ty TNHH Tokyo Components Việt Nam (TCV), Công ty ITG và Công ty TCV đã tiến hành tổng kết đánh giá và nghiệm thu dự án “Triển khai giải pháp 3S ERP cho Công TCV”.
Dự án đã được vận hành thử nghiệm trước đó 1 tháng và đạt đến sự ổn định tốt, đáp ứng được các quy trình công việc chặt chẽ. Từ việc triển khai dự án cho TCV nhóm triển khai dự án ITG rút ra được một kinh nghiệm là đối với những công ty mới, việc áp dụng các quy trình trở nên đơn giản hơn nhiều do không phải mất thời gian tái cấu trúc lại các quy trình hoạt động. Chính vì vậy dự án đã rút ngắn được nhiều thời gian so với dự kiến ban đầu. Qua đó ITG cũng nhận được sự đánh giá rất cao của Ban lãnh đạo Công ty TCV.
Tại buổi tổng kết dự án, Tổng Giám đốc TCV – Ông Nakamura Mitsuo phát biểu “Tập đoàn Tokyo Components đã triển khai giải pháp ERP lớn của nước ngoài và Ông đã phân vân rất nhiều khi lựa chọn một giải pháp ERP thuần việt vì nhiều lý do. Tuy nhiên giờ đây Ông thật sự rất bất ngờ và đánh giá cao giải pháp ERP của Việt Nam”.

Ngày 18/12/2009 tại Văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam, Công ty ITG Việt Nam và Tổng Công ty thép Việt Nam đã chính thức nghiệm thu giai đoạn I dự án “Xây dựng phần mềm quản lý thông tin doanh nghiệp và báo cáo thông kê”. Mục đích của dự án là quản lý thông tin, kế hoạch sản xuất kinh doanh của gần 50 công ty thành viên và công ty liên kết. Sau khi tiến hành thành công giai đoạn I tại Văn phòng Tổng Công ty, Hai bên sẽ tiến hành để tiếp tục triển khai cho các đơn vị thành viên.
Tại buổi nghiệm thu: Ông Ngô Đình Khôi – Phó chánh văn phòng Tổng Công ty đánh giá: Đây là một dự án quan trọng trong lộ trình tin học hóa của Tổng Công ty. Dự án là công cụ để giúp ban lãnh đạo Tổng Công ty có được những số liệu kịp thời nhất của các đơn vị thành viên cũng như của toàn Tổng Công ty, giúp cho các nhà quản lý điều hành của Tổng Công ty có thể tập hợp thông tin, ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
Về phía ITG: Đây là một dự án mà hai bên phải tiến hành phân tích, thiết kế từ đầu. Chính vì vậy đòi hỏi sự quyết tâm của cả hai bên. ITG cam kết sẽ cùng Tổng Công ty thép hợp tác cho giai đoạn tiếp theo của dự án.

Hôm nay, ngày 21/12/2009, tại Văn phòng Công ty Cổ phần Hoá dầu và Xơ sợi Dầu khí (PVTEX). Công ty Giải pháp Phần mềm ITG Việt Nam (ITG) đã tiến hành kick off dự án triển khai Module quản lý Tài chính kế toán (trong bộ giải pháp 3S ERP) cho Công ty PVTEX, theo đó dự án sẽ được triển khai trong vòng 2 tháng.
Trước đó tại buổi làm việc giữa Công ty ITG Việt Nam và Ban lãnh đạo Công ty PVTEX, Ông Đỗ Văn Kế – Phó Tổng Giám Đốc phát biểu. Đây là bước đi quan trọng trong việc tin học hóa quá trình quản lý doanh nghiệp. Trong quá trình lựa chọn Công ty đã tiến hành phân tích và lựa chọn ITG như là nhà triển khai giải pháp chuyên nghiệp có tính định hướng lâu dài có thể song hành cùng công ty trong quá trình xây dựng và phát triển.
Công ty CP Hóa dần và Xơ sợ Dầu khí là đơn vị sản xuất xơ polyester đầu tiên của Việt Nam với tổng giá trị đầu tư dự kiến hơn 300 triệu USD, sản phẩm của Công ty sản xuất nhằm thay thế cho lượng xơ tổng hợp đang phải nhập khẩu 100% như hiện nay. Nguyên vật liệu sử dụng cho nhà máy sản xuất xơ là các sản phẩm hóa dầu của PetroVietnam. Dự kiến, Công ty sẽ đi vào sản xuất vào năm 2011 và đáp ứng được khoảng 40% nhu cầu về xơ tổng hợp cho ngành dệt may.
Trước đó, trong tháng 10 Công ty ITG Việt Nam cũng đã được Công ty CP Hóa dầu và Nhiên liệu Sinh học Dầu khí (PVB) lựa chọn là đối tác triển khai giải pháp Quản lý Tài chính kế toán cho PVB.
Công ty PVB đang trong quá trình thực hiện dự án xây dựng nhà máy sản xuất Ethanol nhiên liệu sinh học. Dự án có tổng mức đầu tư khoảng 80 triệu USD, công suất 100.000 m3 Ethanol/năm, được xây dựng trong 18 tháng tại huyện Tam Nông, Phú Thọ.

Vượt qua nhiều giải pháp mạnh của các công ty phần mềm trong nước. Giải pháp 3S ERP đã được Công ty Cổ phần Mía đường Sơn Dương lựa chọn là giải pháp có tính toàn diện, phù hợp với chiến lược phát triển công ty trong thời gian tới. Ngày 16/11/2009, tại Công ty CP Mía đường Sơn Dương. Công ty ITG Việt Nam và Công ty Mía đường Sơn Dương đã tiến hành kick off dự án triển khai giải pháp Quản trị Tổng thể Doanh nghiệp. Dự án triển khai được chia thành 2 giai đoạn. Giai đoạn I của dự án triển khai cho văn phòng và nhà máy tại Sơn Dương với các module chính bao gồm: Quản lý Tài chính kế toán, Quản lý mua hàng, Quản lý bán hàng, Quản lý Kho, Quản lý Nhân sự – Tính lương.

Công ty CP Mía đường Sơn Dương có ngành nghề kinh doanh chính là chế biến đường và các sản phẩm sau đường, sản xuất phân bón hữu cơ vi sinh. Công ty có hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng quốc tế ISO 9001-2000, do tổ chức TUV NOKD (Cộng hòa Liên bang Đức, cấp ngày 22-4-2006). Mục tiêu phát triển sản xuất đến năm 2010: Vùng nguyên liêụ mía đạt diện tích từ 4.500 – 5.000 ha. Công suất ép mía đạt 1.800 tấn mía cây/ngày. Sản lượng đườngkính trắng SR (TCVN 6959-2001) từ 25.000 – 30.000 tấn/năm. Sản lượng cồn công nghiệp đạt 2 triệu lít/năm. Sản xuất ván dăm công nghiệp đạt 10.000 m3/năm. Sản xuất, chế biến phân vi sinh đạt 10.000 tấn/năm.

Ngày 30 tháng 11 năm 2009 tại VP Công ty PT Vietmindo. Công ty ITG Việt Nam và Công ty Vietmindo đã tiến hành nghiệm thu và chính thức đưa giải pháp 3S ERP đi vào sử dụng. Dự án triển khai trong vòng 03 tháng với các module chính bao gồm Financial Management, Purchasing management, Sales management, Inventory and HRM. Tại buổi tổng kết dự án, Ông Susanto đại điện Công ty Vietmindo đánh giá rất cao giải pháp và tinh thần làm việc của đội ngũ triển khai. Được biết cách đây không lâu Công ty Vietmindo đã thuê một đối tác nước ngoài triển khai giải pháp, tuy nhiên dự án đã không được thành công như mong đợi. Triển khai thành công dự án Vietmindo là một nỗ lực rất lớn của đội ngũ triển khai ITG và là tiền đề để công ty ITG triển khai giải pháp cho ngành khai thác và chế biến khoáng sản ở Việt Nam.

Đôi nét về Công ty PT Vietmindo Energitama: Là công ty Liên doanh giữa Vietnam và Indonesia hoạt động trong lĩnh vực khai thác, chế biến và xuất khẩu khoáng sản. Doanh thu hàng năm của công ty dự kiến khoảng 200 triệu USD và nhân sự khoảng hơn 500 nhân viên. Đây là một công ty có các quy trình quản lý rất chặt chẽ và chuyên nghiệp.

Ngày 18/08/2009 tại Hà Nội, Công ty TNHH Tokyo Components Việt Nam (TCV) và Công ty Giải pháp Phần mềm ITG Việt Nam (ITG) đã chính thức ký kết hợp đồng và khởi động dự án triển khai giải pháp 3S ERP.

Giải pháp ERP mà ITG triển khai tại TCV là giải pháp đặc thù cho ngành thương mại phân phối xuất nhập khẩu, gồm các module core trong gói giải pháp 3S ERP: Quản lý tài chính kế toán, Quản lý bán hàng, Quản lý mua hàng, Quản lý kho, Quản lý tài sản cố định.

TCV là công ty thành viên tại Việt Nam của Tập đoàn Tokyo Components có trụ sở tại Tokyo, Nhật Bản. TCV cũng là 1 trong những công ty nước ngoài đầu tiên tại Việt Nam có giấy phép hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại.

Ông Nakamura Mitsuo, Tổng Giám đốc TCV cho biết: “Khách hàng của TCV là những công ty lớn, có thương hiệu và làm việc rất chuyên nghiệp như Canon, Honda, Toyota, Brothers, … đặc biệt họ đòi hỏi rất khắt khe về chất lượng và tiến độ công việc. Do đó chúng tôi cần đầu tư một hệ thống phần mềm hiện đại, có quy trình tác nghiệp bài bản, tối ưu để đáp ứng yêu cầu công việc và đòi hỏi khắt khe về dịch vụ của khách hàng. Ngoài ra, TCV là thành viên của Tập đoàn Tokyo Components, do đó cần đáp ứng được những chuẩn mực quốc tế về quản lý và đưa ra được những báo cáo theo yêu cầu chuẩn của Tập đoàn.

TCV hứa hẹn sẽ mở rộng thị trường và trở thành đối tác đầu mối nhập khẩu và phân phối linh kiện điện tử cho hầu hết các doanh nghiệp của Nhật Bản trong lĩnh vực điện tử có nhà máy sản xuất ở Việt Nam. TCV cũng hứa hẹn trong tương lai sẽ lựa chọn và triển khai tiếp các module khác trong gói giải pháp 3S ERP như HRM và CRM.

ITGVN

Đảm trách việc hỗ trợ cho các hoạt động kinh doanh trải rộng trên 86 quốc gia là một nhiệm vụ thật sự khó khăn cho bất cứ bộ phận công nghệ thông tin (CNTT) nào. Nhưng Procter & Gamble (P&G), một công ty nổi tiếng về sự đổi mới, có thể làm được hơn như thế.

P&G là một công ty lớn chuyên sản xuất các mặt hàng tiêu dùng trong 169 năm qua. Vào năm 2005, bộ máy CNTT tại đây bắt đầu ứng dụng phương thức kinh doanh chia sẻ dịch vụ (shared-services), một mô hình nhằm cải thiện hiệu suất tài chính trong công ty. Filippo Passerini, Giám đốc CNTT kiêm phụ trách dịch vụ toàn cầu của P&G, nói: “Chúng ta hãy bắt đầu với ý nghĩ làm thế nào để tạo ra được nét độc đáo riêng cho doanh nghiệp.” Ông nhận thấy bộ phận CNTT phải đóng vai trò then chốt trong sự phát triển của công ty. Tuy nhiên, căn cứ vào quy mô và phạm vi kinh doanh tại P&G, Passerini không hy vọng có sự thay đổi trong một sớm một chiều.

Cách đây hai năm, Passerini cùng với cộng sự của mình đã tiến hành nhiều cuộc trao đổi với các nhà quản lý cấp cao của công ty xoay quanh vấn đề : xác định khuynh hướng thị trường, dự đoán nhu cầu kinh doanh và xây dựng các chương trình mang tính toàn cầu.

Để giải quyết vấn đề này, P&G tập trung phát triển việc khai thác thông tin doanh nghiệp (Business Intelligence – BI). BI là một tập hợp các chương trình ứng dụng và các công nghệ để thu thập, truy cập và phân tích dữ liệu nhằm giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định kinh doanh tốt hơn. Với BI, công ty có thể dự đoán chính xác hơn những chuyển biến của thị trường.

Ngoài ra, P&G cũng đầu tư vào phần mềm phân tích và các công cụ thiết lập mô hình phỏng đoán nhằm giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn thị trường mà họ đang cung cấp sản phẩm.

Quy mô công ty càng phức tạp thì việc ứng dụng BI càng đòi hỏi nhiều nỗ lực. Bộ phận CNTT của P&G phải cung cấp các công cụ phân tích và khai thác dữ liệu có tính tùy biến cao để hỗ trợ cho 300 mặt hàng của công ty, mỗi chủng loại sản phẩm lại có những nhu cầu thị trường khác nhau về địa lý và mức độ cạnh tranh. Trong khi đó, công nghệ cũng cần được tiêu chuẩn hóa. “Đội ngũ chúng tôi đang cùng làm việc để kết hợp hai nhu cầu quan trọng này,” ông Passerini nói.

Douglas Christopher, nhà phân tích của Crowell, Weedon & Co., một công ty môi giới chứng khoán có trụ sở tại Los Angeles, bang California (Mỹ), nhận định rằng BI, cùng với công cụ thiết lập mô hình dự đoán, đã giúp P&G xác định và phản ứng với những thay đổi trên thị trường một cách nhanh chóng hơn. Song, cũng thật khó khăn để xác định công sức đóng góp của đội ngũ CNTT vào hoạt động kinh doanh của công ty, ông nói.

Rút ngắn thời gian tung ra sản phẩm

Ứng dụng BI chỉ là một phần trong chiến lược tăng tốc hướng đến thị trường của bộ phận CNTT tại P&G. Bộ phận này cũng đang sử dụng một phần mềm do họ tự thiết kế để thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng cũng như giúp công ty tung ra các sản phẩm mới trong thời gian sớm nhất.

Trước đây, P&G thường tạo ra những mẫu sản phẩm mới để dùng thử trước khi tung ra thị trường. Theo quy trình phát triển sản phẩm, công ty gửi những mẫu này tới các nhóm khách hàng cụ thể và tiếp nhận ý kiến phản hồi của họ về bao bì, giá cả và sự so sánh với những sản phẩm cùng loại của đối thủ cạnh tranh. Sau đó, nhóm phụ trách về sản phẩm sẽ sửa đổi mẫu mã cho phù hợp và gửi đến khách hàng để kiểm tra lại lần cuối. Quy trình này sẽ kéo dài trong nhiều tuần.

Việc xây dựng mô hình sản phẩm ảo dựa trên hệ thống phân bổ công việc bằng vi tính sẽ giúp rút ngắn quy trình nói trên. “Nếu người tiêu dùng đưa ra ý kiến phản hồi, chúng tôi có thể thay đổi sản phẩm đó ngay lập tức, rút ngắn được nhiều thời gian phát triển sản phẩm,” Passerini nói.

Đội ngũ CNTT của P&G bắt đầu triển khai hệ thống này cách đây hơn một năm và đã áp dụng phương pháp tiếp cận ảo để kiểm tra nhiều loại sản phẩm như khăn giấy và khoai tây chiên. Nhờ đó, chi phí phát triển các sản phẩm mới cũng như thời gian tiếp cận thị trường của chúng đã được giảm một cách đáng kể.

Các tiêu chuẩn cơ bản

Nhóm CNTT của công ty đã có thể tập trung vào việc đổi mới phương thức kinh doanh bởi phần lớn các hoạt động liên quan đến công nghệ đã được tiêu chuẩn hóa, từ việc tích hợp CNTT vào mô hình kinh doanh shared-services cho đến việc hợp nhất mọi hoạt động hỗ trợ kinh doanh trên khắp thế giới của công ty vào phần mềm ERP của SAP AG.

Trong năm 2003, P&G đã ký kết với Hewlett-Packard (HP) một hợp đồng gia công phần mềm trị giá ba tỷ đô-la, kéo dài trong mười năm. Trong bản thỏa thuận cùng với các điều khoản bổ sung sau đó, HP sẽ điều hành toàn bộ cơ sở hạ tầng CNTT của P&G, bao gồm các hoạt động của trung tâm dữ liệu, máy tính để bàn, hệ thống mạng, bảo dưỡng và phát triển một số ứng dụng. Với hợp đồng đầu tiên này, có khoảng 1.850 nhân viên CNTT của P&G đã chính thức trở thành nhân viên của HP.

Sự chuyển đổi nhân viên sang HP đã giúp P&G tiết kiệm một khoản chi phí rất lớn. “Nếu bạn mua các dịch vụ và xem chúng như là một công cụ tiện ích, rõ ràng là bạn có thể tùy nghi sử dụng chúng khi cần,” ông Passerini nói. Từ đó, công ty có thể sử dụng số nhân viên còn lại một cách linh hoạt và hướng cho họ tập trung vào sự cải tiến và tạo ra giá trị sáng tạo trong CNTT.

Passerini hiện đang giám sát cuộc cách mạng về văn hóa trong bộ phận CNTT để giúp những nhân viên này hội nhập tốt vào các hoạt động kinh doanh của công ty. Cuộc cách mạng này sẽ cung cấp cho họ những kỹ năng cần thiết trong việc kết hợp CNTT với kinh doanh, ông nói.

“Chúng tôi cần có nhiều hành động và sự nhạy bén hơn trong cuộc cách mạng về văn hóa này,” ông nhận định. Đó không chỉ là làm việc tích cực hơn mà còn phải biết đưa ra cách thức điều hành mới để thúc đẩy việc kinh doanh trở nên mềm dẻo và linh động hơn nhằm hòa nhập với nhu cầu kinh doanh của tổ chức.

Thomas Hoffman (Phương Nga dịch)